NS rapporteert in overeenstemming met de GRI Standards: core optie. De GRI is wereldwijd de meest geaccepteerde richtlijnen voor het opstellen van niet-financiële jaarverslagen. De richtlijnen zijn te vinden op www.globalreporting.org. NS heeft EY gevraagd om een assurance-opdracht met beperkte mate van zekerheid (limited assurance) uit te voeren op de niet-financiële informatie in het jaarverslag.
De niet-financiële informatie in het jaarverslag is opgenomen in de hoofdstukken: In het kort, 2019 in een notendop, Wat we bijdragen aan de Nederlandse samenleving, Voorwoord van de president-directeur, Onze strategie, Profiel van NS, Onze activiteiten en prestaties in Nederland, Onze activiteiten en prestaties in het buitenland en de onderdelen: Organisatieverbetering, Dialoog met onze stakeholders en Reikwijdte en verslaggevingscriteria. NS vindt externe assurance belangrijk, omdat zo meer zekerheid over de betrouwbaarheid van de opgenomen informatie wordt geboden.
Integraal verslag
Het jaarverslag 2019 van NS geeft de prestaties van NS, de maatschappelijke aspecten van deze prestaties en de financiële resultaten zo veel mogelijk geïntegreerd weer. Dat is een bewuste keuze. NS staat midden in de maatschappij. Reizigersvervoer per trein en de exploitatie en ontwikkeling van stations en hun omgeving hebben een intrinsiek maatschappelijk belang. Andere maatschappelijke aspecten, zoals de zorg voor het milieu en de sociale omgeving, vormen daarbij een geïntegreerd onderdeel van de bedrijfsvoering van NS.
GRI-indicatoren
De selectie van de indicatoren is gebaseerd op de leidraden van GRI, het Vervoerplan 2019, de gesprekken met onze stakeholders en de daaruit volgende materialiteitsmatrix. Gegevens die we rapporteren zijn zo veel mogelijk gebaseerd op metingen en berekeningen (zoals elektriciteitsverbruik). Andere gegevens komen uit centrale systemen (bijvoorbeeld HR-gegevens) of zijn gebaseerd op opgaves door derden (bijvoorbeeld afval). Indien er sprake is van wijzigingen in de definities, meetmethodes of inherente beperkingen in de data of als er gebruikgemaakt is van extrapolatie of schatting, wordt dit aangegeven in het verslag, de definitiekaarten inzake de prestatie-indicatoren uit het Vervoerplan of de rapportagecriteria. Deze laatste twee zijn te vinden op www.ns.nl/mvoberekeningen en de definitiekaarten PI Vervoerplan 2019.
Data over duurzaamheid
Duurzaamheid is sinds 2010 onderdeel van de reguliere planning- en controlcyclus. Dit betekent dat de data worden gerapporteerd door middel van de maandelijkse rapportages. De processen van verzameling en validatie van data staan beschreven in het MVO-handboek. Onze controllers voeren de interne verificatieprocedures uit, die zijn ingericht. Zij kijken naar afwijkingen in de data ten opzichte van voorgaande rapportages, naar de plausibiliteit van gerapporteerde gegevens en vragen waar nodig ondersteunend bewijsmateriaal op.
Reikwijdte
De afbakening van het verslag is vastgesteld op basis van de materialiteitsanalyse. Dit impliceert dat we rapporteren over de materiële onderwerpen en ons bij het maken van de keuzes ten aanzien van de diepgang en afbakening van de rapportage over deze onderwerpen laten leiden door de inzichten uit deze materialiteitsanalyse. De materialiteitsmatrix toont zowel het belang van de stakeholder als de impact of invloed van NS op de thema’s. Daar waar NS minder eigen invloed heeft of waar stakeholders minder belang aan hechten, wordt in mindere mate over gerapporteerd. Abellio heeft ten aanzien van de stakeholderdialoog in 2019 regelmatig input geleverd op materialiteiten zoals financiële positie NS en activiteiten in Europa, vragen beantwoord van stakeholders en politieke partijen en actualiteiten en ontwikkelingen in het buitenland gedeeld.
Het verslag beslaat het boekjaar 2019 dat loopt van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019. Dit verslag gaat hoofdzakelijk over de activiteiten van NS in Nederland. De activiteiten in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland worden eveneens toegelicht voor zover het NS-aandeel meer dan 50% bedraagt. Alle gegevens zijn gemeten tenzij anders aangegeven in de methodiek. Eventuele schattingen worden uitgevoerd aan de hand van voorgeschreven procedures uit ons rapportagehandboek en getoetst. Ten aanzien van de kwantificering van onze impact lichten we de onzekerheden in de data toe op www.ns.nl. We rapporteren over keteninformatie met betrekking tot inkoop of als ons proces van waardecreatie hier aanleiding toe geeft. Keuzes die we hierin hebben gemaakt staan vermeld bij waardecreatie. Waar we rapporteren over keteninformatie wordt dit nadrukkelijk aangegeven. Er wordt in principe niet gerapporteerd over onderaannemers en/of toeleveranciers. Bij onderdelen van het verslag waar dit wel gebeurt, staat een toelichting. Acquisities worden in de gegevens meegenomen vanaf acquisitiedatum, desinvesteringen worden meegenomen tot op datum van desinvestering, tenzij anders vermeld.