Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Belastingen vormen de belangrijkste bron van inkomsten voor overheden. Met deze inkomsten worden onder andere algemene voorzieningen bekostigd. Voor NS zijn deze algemene voorzieningen, zoals de railinfrastructuur, van groot belang.
Uitgangspunten fiscaal beleid
NS handelt in overeenstemming met (fiscale) wet- en regelgeving en heeft daarbij, vanuit haar plicht om maatschappelijk verantwoord met belastingen om te gaan, het uitgangspunt dat rekening wordt gehouden met het doel en de strekking van de wet. Dit betekent dat de letterlijke tekst van de belastingwet niet alleen doorslaggevend is. Verantwoord met belasting omgaan betekent ook dat geen structuren worden opgezet waarvan belastingbesparing het hoofddoel is. Transacties worden aangegaan wanneer deze een reëel commercieel doel dienen. Dit is het geval als de fiscale gevolgen van dergelijke transacties evenredig zijn aan de commerciële gevolgen, zowel in kwalitatieve zin (qua complexiteit) als in kwantitatieve zin (qua financiële impact).
NS is een organisatie met een prominente rol in de Nederlandse samenleving waarvan alle aandelen in handen zijn van de Staat der Nederlanden. Het zijn van staatsdeelneming brengt een bijzondere verantwoordelijkheid met zich mee.
Voor de bedrijfsactiviteiten waarbij NS in concurrentie treedt met andere marktpartijen, is van belang dat ook de fiscale uitgangspunten gelijk zijn. Omdat belastingen onderdeel zijn van de operationele kosten van concessies, wordt er zorgvuldig naar deze kosten gekeken. Enerzijds om er zeker van te zijn dat aan de geldende belastingwetgeving wordt voldaan en anderzijds om gebruik te maken van belastingfaciliteiten, bijvoorbeeld voor onderzoek en ontwikkeling of duurzame investeringen.
Relatie met belastingautoriteiten
NS hecht belang aan een goede relatie met de belastingautoriteiten in alle landen waar zij actief is. Zo heeft NS in 2010 in Nederland een handhavingsconvenant met de Belastingdienst gesloten.
Deze overeenkomst maakt het zogenoemde horizontaal toezicht tussen NS en de Belastingdienst mogelijk. De kerntermen daarbij zijn: wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie. Onder het convenant overlegt NS voorafgaand aan een transactie of het indienen van de aangifte met de Belastingdienst over standpunten waarover verschil van inzicht zou kunnen ontstaan. Doel is om zo veel mogelijk te werken in de actualiteit zodat NS voortdurend duidelijkheid heeft over haar belastingpositie. NS overlegt op kwartaalbasis met de Belastingdienst.
Ook in het buitenland benadert NS belastingaangelegenheden proactief. Bij onzekerheden worden de belastingautoriteiten benadert zodat over belangrijke onderwerpen overeenstemming kan worden bereikt. In het Verenigd Koninkrijk heeft de Abellio bijvoorbeeld een Customer Compliance Manager (CCM) bij HMRC, met wie Abellio in de actualiteit wenst te overleggen.
Governance
De Raad van Bestuur heeft het overzicht over alle belastingaangelegenheden van NS. De binnen NS aanwezige organisatie is erop gericht dat alle belangrijke beslissingen rond belastingaangelegenheden door de fiscale afdeling worden beoordeeld en dat NS in alle landen aan haar belastingverplichtingen voldoet. De fiscale afdeling van NS is adviseur en coördinator richting de Raad van Bestuur, de bedrijfsonderdelen en de Belastingdienst in Nederland. Daarnaast is de afdeling het aanspreekpunt voor belastingaangelegenheden voor andere interne en externe stakeholders. Buiten Nederland lopen de contacten van de fiscale afdeling met belastingautoriteiten doorgaans via de lokale dochtervennootschappen. De fiscale afdeling rapporteert aan de financieel directeur van NS. De fiscale afdeling maakt regelmatig gebruik van externe belastingadviseurs. Dit gebeurt om een second opinion te krijgen over belangrijke fiscale vraagstukken, gebruik te maken van specialistische kennis, een beter begrip te krijgen van nieuwe belastingwetgeving en assistentie te verkrijgen bij het opzetten en aanpassen van fiscale beheersprocessen.
Abellio beheert lokale fiscale verplichtingen via hun financiële afdelingen en schakelt waar nodig externe adviseurs in voor fiscale compliance en landspecifieke fiscale vraagstukken. Met name wanneer er sprake is van een ingewikkeld issue of van grote onzekerheid rond een issue, worden externe adviseurs ingeschakeld om te assisteren. De Board van respectievelijk Abellio in het Verenigd Koninkrijk en Abellio in Duitsland heeft het totaaloverzicht over de belastingaangelegenheden in het betreffende land en zorgt voor regelmatige communicatie en afstemming met de Raad van Bestuur en de fiscale afdeling van NS.
Mate van acceptatie van belastingrisico’s en risicobeheer
NS streeft ernaar om tijdig juiste en volledige aangiften in te dienen en de belasting tijdig te betalen. Gezien de omvang van de activiteiten en daaruit voortvloeiende fiscale verplichtingen, ontstaan er echter onvermijdelijk gangbare fiscale risico’s in de processen. Voor acht thema’s heeft de Raad van Bestuur van NS haar risicobereidheid gedefinieerd. Fiscale risico’s worden geschaard onder de thema’s ‘Integriteit & Compliance’ en ‘Reputatie’. Voor beide thema’s is de risicobereidheid vastgesteld op ‘mijdend’. Dit wordt ook passend geacht in relatie tot de plicht van NS om verantwoord met belastingen om te gaan. Onderdeel van de governance is dat er maatregelen worden genomen om de fiscale risico’s te beheersen. Deze worden geïdentificeerd, ingeschat en gemanaged. De risico’s worden besproken met de Raad van Bestuur en maatregelen worden genomen om ze in lijn te brengen met de risicobereidheid van NS.
Transparantie
NS is transparant over de belastingpositie. In het jaarverslag wordt per land aangegeven hoeveel vennootschapsbelasting, loonheffingen en BTW NS betaalt. Ook wordt in de jaarrekening de effectieve belastingdruk voor de vennootschapsbelasting vermeld en worden de latente belastingvorderingen en verplichtingen in detail uitgewerkt.