NS koopt jaarlijks goederen en diensten in voor meer dan 1 miljard euro. In 2019 werkten we met ongeveer 4.300 actieve leveranciers in 23 landen. 80% van de inkoop komt van 140 leveranciers en het grootste deel van wat we inkopen (92%) komt uit Nederland en West-Europa. Het gaat dan om personele, financiële en facilitaire diensten, IT, bouw, communicatie, energie, treinen en vervoer.
Als inkopende partij oefent NS met actief leveranciersbeleid invloed uit op leveranciers om producten en diensten te verduurzamen. Onze leveranciers leveren daarmee een bijdrage aan onze duurzaamheidsdoelstellingen. Onze MVO-eisen staan in de inkoopgovernance en zijn verankerd in de Algemene Inkoopvoorwaarden (www.nsprocurement.nl) en ons Duurzaam Derdenbeleid. Verder werken we nauw samen met onze leveranciers en dagen we de markt uit om innovatieve en duurzame biedingen in te dienen. Met de volgende initiatieven gaven we invulling aan onze regierol:
Duurzaam Derdenbeleid
In ons Duurzaam Derdenbeleid focussen we op verduurzaming van leveranciers en hun producten en diensten. Wij vragen ze om mee te denken over de volgende vier thema’s:
-
Klimaatneutraal en efficiënt energieverbruik: We streven naar het inkopen van klimaatneutrale producten en diensten door efficiënt gebruik van energie en inzet van hernieuwbare energie, bij voorkeur door eigen opwekking.
-
Duurzame mobiliteit: voor vervoer van goederen en mensen streven we naar gebruik van duurzame mobiliteit en het efficiënt inzetten hiervan (zero-emissie met duurzame opgewekte energie).
-
Circulair materiaalgebruik: we streven naar zo veel mogelijk circulariteit van materiaalgebruik in de keten door reductie van materiaalgebruik, gebruik van gerecycled materiaal en goed te recyclen materiaal, verlenging van de gebruikersfase door onderhoud, herproductie en een tweede leven. Daarnaast zorgen we bij afvoer van materialen voor hergebruik of recycling, bij voorkeur in eigen processen. Verder willen we het eigenaarschap van materialen zo veel mogelijk bij de producent houden.
-
Sociaal ondernemerschap: We streven naar werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (uitgangspunt is 5% van het aantal in te zetten uren van de opdracht), verantwoord marktgedrag, bevordering van diversiteit en inclusie.
Verduurzaming van inkoop door aanbestedingsplannen
NS stuurt bij nieuwe aanbestedingen op borging van duurzaamheid. Een voorbeeld hiervan is het opnemen van duurzaamheid in het aanbestedingsplan bij een Europese aanbesteding. Dit document beschrijft de processtappen die nodig zijn in de voorbereiding van een aanbesteding. In het aanbestedingsplan wordt Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) toegepast voor de beschrijving van de selectie- en gunningscriteria. Sinds 2015 zijn deze criteria in het plan geborgd. Ook wordt er geanticipeerd op verlopende contracten. Dit aanbestedingsplan wordt vervolgens in de Tenderboards besproken.
Leveranciers-assessments en Code of Conduct
We nemen Corporate Social Responsibility (CSR) assessments af bij onze grootste leveranciers. Hierbij wordt de leverancier beoordeeld op het gebied van milieu, arbeid en mensenrechten, ethiek en duurzaam inkopen. Dit wordt sinds 2015 ingezet bij de gunning van opdrachten, waarbij gegunde partijen verplicht zijn een CSR-assessment te doen. De minimale ondergrens voor deze leveranciers wordt steeds hoger gelegd. Samen met een tiental grote Europese vervoerders en spoorleveranciers werkt NS aan Railsponsible met als doel de methodiek als standaard te gebruiken binnen de spoorindustrie. Daarnaast communiceren we via ons Code of Conduct expliciet naar de leverancier op basis van welke MVO-normen en waarden wij zaken willen doen.
Gedragscode voor leveranciers
De gedragscode voor leveranciers vermeldt expliciet onder welke voorwaarden we zaken willen doen. Een algemene eis is bijvoorbeeld dat leveranciers hun verantwoordelijkheid moeten nemen in het kader van maatschappelijk ondernemen en de essentie onderschrijven van standaarden op dit gebied, zoals onder meer vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en door de ILO, OECD en ICC. NS laat een onafhankelijke partij controleren of leveranciers de gedragscode naleven. Wanneer sprake is van het niet naleven of overtreden van de code beoordelen we eerst het risico. Daarop gaan we in gesprek met de leverancier en verzoeken we om een verbeterplan. Bij ernstige overtredingen, zoals corruptie, kan worden besloten de relatie te verbreken. Uitsluitingscriteria gelden ook voor onderaannemers van onze leveranciers.
NS heeft beleid tegen omkoping en corruptie opgesteld. Als onderdeel van de implementatie volgen alle inkopers binnen NS een e-learningmodule Ethics & Compliance en is er aandacht voor het belang van goede naleving van het beleid.
Risicomanagement
NS onderkent bij de inkoop van goederen en diensten risico’s op het gebied van spoorwegveiligheid, arbeidsveiligheid, informatiebeveiliging, mededinging, continuïteits- en toeleveringsrisico, keten- en inlenersaansprakelijkheid en duurzaamheid. NS minimaliseert deze risico’s door het stellen van specifieke contractuele eisen en afhankelijk van de hoogte van het risico het doen van een assessment als toets of de contractuele afspraken worden nagekomen. Het contract voorziet in mogelijkheden tot boetes of ontbinding indien niet voldaan wordt aan de eisen.